Organizar tu primer evento se vuelve mucho más sencillo si lo partes en etapas: la idea y los números, armar el evento, publicarlo y promoverlo, la semana previa, el día del evento y lo que haces después. Esta lista te acompaña en cada una para que no se te pase nada importante.
1. La idea y los números
Antes de abrir cualquier plataforma, responde esto en una hoja. Te va a ahorrar muchas decisiones improvisadas.
- Qué es y para quién: describe tu evento en una frase y piensa en una persona concreta que compraría boleto.
- Fecha y hora: revisa que no choque con otro evento grande, un puente largo o una quincena complicada para tu público.
- Lugar y aforo: cuántas personas caben de verdad, si hay asientos numerados o es entrada general, y qué incluye la renta.
- Presupuesto: lugar, artistas o ponentes, sonido, personal, promoción y un colchón para imprevistos.
- Precio: cuántos boletos necesitas vender para cubrir costos y a qué precio. La guía para ponerle precio a tus boletos te ayuda con preventa, zonas y cargo por servicio.
2. Arma tu evento
Con los números claros, ya puedes crear tu evento. En Tixzel lo publicas en minutos, sin contrato y sin instalar nada. Revisa estos puntos:
- Nombre, foto y descripción: una foto que se vea bien en el celular y una descripción que conteste qué, cuándo, dónde y por qué ir.
- Fechas: si tu evento se repite, agrega todas sus fechas y horarios en el mismo evento.
- Tipos de boleto: general, preferente, preventa. Puedes tener boletos gratis y de paga en el mismo evento.
- Mapa de asientos: solo si tu lugar tiene filas o mesas numeradas. Si es así, el comprador elige su lugar.
- Preguntas al comprador: talla de playera, alergias, nombre del equipo. Solo lo que de verdad vas a usar.
- Máximo de boletos por compra: es uno para todo el evento y, si no lo cambias, es de 10.
- Cupones: para preventa, cortesías o aliados que te ayuden a promover.
3. Antes de publicar
- Conecta tu cuenta de Stripe si vas a cobrar. El dinero llega directo a tu cuenta y Stripe lo deposita en tu banco según su calendario. Los eventos con boletos de $0 no la necesitan.
- Revisa tu saldo de boletos prepago: cada boleto con precio que emites usa uno. Al registrarte recibes 25 de regalo; si esperas vender más, compra con tiempo. No vencen.
- Revisa el cargo por servicio: en México el comprador paga $9 MXN por boleto con precio y lo ve separado antes de pagar. Tenlo en cuenta al comunicar tu precio.
- Lee tu página como si fueras comprador: ábrela en el celular y pídele a alguien de confianza que la revise. Un error en la fecha cuesta caro.
4. Publica y promociona
- Comparte la página de tu evento en WhatsApp y redes desde el primer día.
- Si vas a pagar anuncios, conecta tu Meta Pixel o Google Analytics antes de lanzarlos.
- Invita a aliados con un código propio para su público.
- Revisa tus reportes de venta cada semana: boletos, ingresos y asistencia al momento.
5. La semana del evento y el gran día
La última semana es de confirmar y ensayar:
- Invita a tu equipo de puerta: cada quien escanea desde su celular al mismo tiempo, sin instalar nada.
- Haz una prueba de escaneo antes de abrir puertas, por ejemplo con el boleto de alguien del equipo que de todos modos va a entrar.
- Prepara la taquilla: si alguien llega sin boleto, puedes venderle en la puerta desde tu panel, en efectivo, por transferencia o en tu terminal. El boleto sale con el mismo QR y cuenta en tus reportes.
- Manda un recordatorio a tu público por tus redes con hora, dirección y cómo se entra.
- Ten a la mano cargadores, una lista de contactos del equipo y del proveedor del lugar.
El día del evento, cada compra trae un solo QR con todos sus lugares, así que un grupo puede entrar junto o por partes. Para organizar la entrada con detalle, revisa la guía para controlar el acceso.
6. Después del evento
- Revisa tus reportes: cuántos boletos se vendieron, cuánto ingresó y cuántas personas llegaron.
- Atiende reembolsos si hace falta: desde tu panel se devuelve el precio de los boletos; el cargo por servicio no se reembolsa.
- Agradece y anuncia lo que sigue: tu público está más atento que nunca en los días siguientes.
- Anota qué aprendiste: lo que funcionó, lo que no y lo que harías distinto.
Si quieres ver todo el proceso con más calma, la guía para vender boletos en línea te lleva de principio a fin.
